A moderáció és a megszólalások rendes keretek között tartása hozzájárul a jegyzőkönyv-készítéshez. A visszakövethetőség és számonkérhetőség érdekében nagyon fontos, hogy az elhangzottak rögzítésre kerüljenek a lehető legrészletesebb formában, és a visszakereshetőség miatt elsősorban írásban. Ez ahhoz is hozzájárul, hogy a közösség azon tagjai, akik nem tudtak részt venni a fórumon (vagy – elsősorban nagyobb közösségek esetén – csak képviselőik útján), tájékozódhassanak az elhangzottakról. Nemcsak a vitában elhangzott főbb érvek és vélemények, hozzászólások rögzítése fontos, hanem természetesen maguknak a döntéseknek is rögzítésre kell kerülniük. Bár ehhez maga a jegyzőkönyv is jó vonalvezetőül szolgál, a döntésekről külön is összefoglalót kell készíteni, hiszen ezek jelentik azokat a szabályokat és cselekvési elképzeléseket, cselekvésekkel kapcsolatos megállapodásokat, amelyeket a döntési fórumon a résztvevők magukra kötelező érvényűként elfogadtak.