A moderáció és a megszólalások rendes keretek között tartása hozzájárul a jegyzőkönyv-készítéshez. A visszakövethetőség és számonkérhetőség érdekében nagyon fontos, hogy az elhangzottak rögzítésre kerüljenek a lehető legrészletesebb formában, és a visszakereshetőség miatt elsősorban írásban. Ez ahhoz is hozzájárul, hogy a közösség azon tagjai, akik nem tudtak részt venni a fórumon (vagy – elsősorban nagyobb közösségek esetén – csak képviselőik útján),

Bármely közösségi szintről beszéljünk is, a döntéshozási fórumnak térben és időben is el kell különülnie a hétköznapi élet más színtereitől, legalább szimbolikusan. Ezért, kisebb közösségek esetén fontos a meglévő fizikai kereteket a beszélgetésre alkalmassá tenni, nagyobb közösségek esetén pedig olyan környezetet választani, amelyben minden szereplő komfortosan érezheti magát.

A mikroközösség fennmaradásához kiemelten fontos, hogy a közösség, mint struktúra létrejötte után új elemekkel lehessen bővíteni, amely új elemeket jelen esetben egyes, a közösségbe érkező új személyek megjelenése jelent. A közösség csak úgy tud hosszú távon fennmaradni, ha nem erodálódik, vagyis a kilépő tagok helyére érkező új szereplőket kézen tudja fogni,